Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

ALC Media LLC, operando bajo el nombre comercial Elenia (en adelante "Elenia", "nosotros" o "la Plataforma"), es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web, aplicación web y servicio de recepcionista virtual por WhatsApp.

2. Marco Normativo

La presente política se rige por:

• La Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• El Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Las Políticas de la Plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc.
• Las demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.

3. Ámbito de Aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que Elenia recolecta, almacena, usa, procesa y, cuando corresponda, suprime, en relación con:

• Dueños de negocio ("Usuarios") que se registran en la Plataforma para utilizar el servicio de recepcionista virtual.
• Clientes finales ("Clientes") que interactúan con los negocios de los Usuarios a través de WhatsApp, cuyas conversaciones son procesadas por el servicio de Elenia.

4. Definiciones

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil o la profesión.
• Dato semiprivado: dato que no es íntimo ni público, cuyo conocimiento puede interesar a cierto grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima sólo es relevante para el titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables.

5. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales por parte de Elenia se rige por los siguientes principios, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual es informada al titular.
• Libertad: el tratamiento sólo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad: la información sujeta a tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de la autorización del titular.
• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Datos Personales que Recolectamos

6.1 Datos de los Usuarios (dueños de negocio)

6.2 Datos de los Clientes finales

6.3 Datos que NO recolectamos

Elenia no recolecta datos sensibles según la Ley 1581 de 2012, incluyendo: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relacionados con la salud (salvo los que el cliente proporcione voluntariamente en sus mensajes de WhatsApp), vida sexual ni datos biométricos.

Elenia no recolecta ni almacena números completos de tarjetas de crédito, códigos de seguridad (CVC) ni datos financieros sensibles. El procesamiento de pagos es realizado íntegramente por Wompi (Bancolombia), un procesador de pagos certificado PCI DSS.

7. Finalidades del Tratamiento

7.1 Para los Usuarios (dueños de negocio)

Los datos de los Usuarios serán tratados para las siguientes finalidades:

• Creación y gestión de la cuenta en la Plataforma.
• Configuración y operación del servicio de recepcionista virtual por WhatsApp.
• Procesamiento de pagos y facturación del servicio.
• Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio: recordatorios de pago, alertas de cuenta, resúmenes diarios de agenda.
• Soporte técnico y atención de consultas.
• Mejoramiento continuo del servicio.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

7.2 Para los Clientes finales

Los datos de los Clientes finales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Procesamiento y respuesta de mensajes de WhatsApp en nombre del negocio del Usuario.
• Agendamiento, confirmación, modificación y cancelación de citas.
• Envío de recordatorios automáticos de citas (24 horas y 2 horas antes).
• Envío de solicitudes de reseña post-servicio.
• Reactivación de clientes inactivos mediante mensajes informativos.
• Mantenimiento del historial de visitas y citas del cliente en el negocio.

8. Autorización y Consentimiento

8.1 Usuarios

Al registrarse en la Plataforma, el Usuario otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a la presente política, mediante la aceptación de los términos y condiciones del servicio.

8.2 Clientes finales

Los Clientes finales interactúan voluntariamente con el número de WhatsApp del negocio del Usuario. El tratamiento de los datos de los Clientes finales se fundamenta en:

• El consentimiento implícito derivado de la iniciación voluntaria de la conversación con el negocio a través de WhatsApp.
• La relación contractual o precontractual entre el Cliente final y el negocio del Usuario (agendamiento de citas, consulta de servicios).
• La Política de Privacidad de WhatsApp aceptada por el Cliente final al utilizar la aplicación.

Es responsabilidad de cada Usuario informar a sus Clientes finales sobre el uso de un servicio de recepcionista virtual para la atención por WhatsApp, cuando así lo considere pertinente.

9. Uso de Tecnología de Procesamiento Automatizado

Elenia utiliza tecnología de procesamiento de lenguaje natural (inteligencia artificial) para procesar y responder los mensajes de WhatsApp recibidos por los negocios de los Usuarios. Es importante aclarar:

• La tecnología de procesamiento automatizado se utiliza exclusivamente para comprender los mensajes de los Clientes finales y generar respuestas apropiadas en nombre del negocio.
• Cuando los Clientes finales envían notas de voz por WhatsApp, la transcripción a texto es realizada por OpenAI, L.L.C. ("OpenAI") como Encargado del Tratamiento, mediante su API Whisper. OpenAI no utiliza el contenido enviado a través de su API para entrenar sus modelos. Una vez transcritas, las notas de voz se manejan con la misma protección que el resto de la conversación.
• Elenia no utiliza los datos de las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.
• Elenia no utiliza los datos personales para fines publicitarios, de perfilamiento ni para la venta a terceros.
• El procesamiento de las conversaciones es realizado por Anthropic, PBC ("Anthropic") como Encargado del Tratamiento, a través de su API de procesamiento de lenguaje natural. Anthropic no retiene el contenido de las conversaciones más allá del tiempo necesario para generar la respuesta.
• Cuando el sistema automatizado no puede resolver una consulta, la conversación es transferida al Usuario (dueño del negocio) para atención personal.

10. Uso de la Plataforma de WhatsApp Business

Elenia opera a través de la WhatsApp Cloud API proporcionada por Meta Platforms, Inc. En este contexto:

• Elenia cumple con las Políticas de la Plataforma de WhatsApp Business y los Términos de Servicio de WhatsApp Business.
• Los mensajes en tránsito están protegidos mediante el protocolo de cifrado de WhatsApp.
• Meta Platforms, Inc. actúa como proveedor de infraestructura de mensajería. Meta no utiliza los mensajes comerciales de WhatsApp Business API para orientar anuncios publicitarios.
• Los mensajes son retenidos por Meta por un período máximo de 30 días con el único fin de garantizar su entrega, después del cual son eliminados automáticamente de los servidores de Meta.
• Los Clientes finales deben haber aceptado la Política de Privacidad de WhatsApp como condición de uso de la aplicación.

10.1 Mensajes automatizados y consentimiento

Elenia envía mensajes automatizados en las siguientes circunstancias:

• Recordatorios de citas: enviados 24 horas y 2 horas antes de una cita agendada por el propio Cliente final.
• Solicitudes de reseña: enviadas después de una cita completada.
• Reactivación: mensajes informativos enviados a Clientes que no han visitado el negocio en un período prolongado.

Los Clientes finales pueden solicitar en cualquier momento que no se les envíen mensajes automatizados, comunicándose directamente con el negocio.

11. Encargados del Tratamiento y Transferencia de Datos

Para la prestación del servicio, Elenia comparte datos con los siguientes Encargados del Tratamiento:

11.1 Transferencia internacional de datos

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, Elenia realiza transferencia internacional de datos personales a Estados Unidos, país que cuenta con niveles adecuados de protección conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y cuyas empresas receptoras cumplen con estándares de protección de datos equivalentes o superiores a los establecidos por la legislación colombiana.

Todos los Encargados del Tratamiento mencionados cuentan con políticas de privacidad y medidas de seguridad que cumplen con estándares internacionales de protección de datos (SOC 2, ISO 27001, PCI DSS según corresponda).

12. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer sus datos personales que reposen en nuestras bases de datos y el uso que se les ha dado.
2. Actualizar sus datos personales para que reflejen información veraz y actual.
3. Rectificar sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
5. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando los datos no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

13. Procedimiento para Ejercer los Derechos

13.1 Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar sus datos personales enviando una solicitud a privacidad@elenia.app indicando:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación.
• Descripción de la consulta.
• Datos de contacto para la respuesta.

Elenia responderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2 Reclamos

Los reclamos deberán ser presentados por escrito a privacidad@elenia.app y contener:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de contacto.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Elenia responderá los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.3 Supresión de datos

Los Usuarios pueden eliminar su cuenta y todos sus datos asociados contactando a privacidad@elenia.app. La supresión se efectuará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la confirmación de la solicitud, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

Los Clientes finales que deseen la supresión de sus datos del sistema de un negocio específico deberán comunicarse directamente con el negocio o con Elenia a través del correo electrónico indicado.

14. Medidas de Seguridad

Elenia implementa las siguientes medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:

• Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones utilizan protocolo HTTPS/TLS. Los mensajes de WhatsApp cuentan con cifrado adicional del protocolo Signal.
• Cifrado en reposo: los datos almacenados en la base de datos están cifrados mediante los mecanismos de cifrado proporcionados por el proveedor de alojamiento (Supabase/AWS).
• Control de acceso: acceso restringido a datos personales mediante políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security) en la base de datos, garantizando que cada Usuario solo puede acceder a los datos de su propio negocio.
• Autenticación segura: autenticación de usuarios mediante protocolos estándar de la industria (OAuth 2.0, tokens JWT).
• Tokenización de pagos: los datos de pago son procesados y almacenados por Wompi (Bancolombia), certificado PCI DSS. Elenia nunca tiene acceso a los datos completos de tarjetas de crédito.
• Monitoreo: registro de actividad y monitoreo de accesos a la infraestructura.
• Eliminación segura: los datos eliminados son removidos de todas las bases de datos activas y respaldos dentro de los plazos establecidos.

15. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, de acuerdo con lo siguiente:

Una vez vencido el período de conservación, los datos serán suprimidos de forma segura, salvo que exista una obligación legal que requiera su conservación por un período mayor.

16. Datos de Menores de Edad

Elenia no recolecta ni trata intencionalmente datos personales de menores de edad (menores de 18 años). El servicio está dirigido a personas mayores de edad que operan negocios de servicios.

En el evento que se identifique que se han recolectado datos de un menor de edad sin la debida autorización, Elenia procederá a su eliminación inmediata, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

17. Cookies y Tecnologías Similares

La aplicación web de Elenia utiliza cookies técnicas y funcionales estrictamente necesarias para:

• Mantener la sesión del Usuario autenticado.
• Recordar preferencias de idioma y configuración.
• Garantizar la seguridad de la sesión.

18. Modificaciones a la Política

Elenia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Usuarios a través de:

• Publicación en el sitio web https://www.elenia.app/privacidad.
• Notificación por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta del Usuario.

El uso continuado del servicio después de la notificación de los cambios constituye la aceptación de la política modificada.

19. Legislación Aplicable y Jurisdicción

La presente política se rige por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia que surja en relación con el tratamiento de datos personales, serán competentes los jueces y tribunales de la ciudad de Pereira, Risaralda, Colombia.

La autoridad de vigilancia en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual los titulares pueden presentar quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012.

20. Información de Contacto

Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales:

21. Vigencia

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 21 de abril de 2026 y permanecerá vigente hasta tanto no sea modificada o reemplazada.

ALC Media LLC, operando como Elenia
Pereira, Risaralda, Colombia
Abril de 2026